Įstaigos, keisdamosi dokumentais, registruoja jų išsiuntimo ir gavimo faktą. Dokumentų registravimas yra viena iš pagrindinių dokumentų valdymo funkcijų įstaigose, kuriai skiriama nemaža dalis darbuotojų darbo laiko. Popierinių dokumentų registravimas reikalauja daug didesnių laiko ir žmogiškųjų išteklių sąnaudų, palyginus su elektroninių dokumentų registravimu. Nors nemaža dalis įstaigų naudoja dokumentų valdymo informacines sistemas, kurių pagalba galima automatizuoti elektroninių dokumentų registravimą arba realizuoti alternatyvius dokumentų registravimui būdus, popierinių dokumentų dalis vis dar sudaro didžiąją dalį visos dokumentų apyvartos, o turimos informacinės sistemos, įpročiai ir vidinės teisinės nuostatos riboja įstaigų galimybes didinti darbo efektyvumą šioje srityje.

DBSIS sukuria visiškai kitą darbo aplinką DBSIS paslaugų gavėjams ir atveria galimybes didinti dokumentų valdymo funkcijų efektyvumą įstaigose:

– DBSIS nebus galimybės rengti popierinių dokumentų (išskyrus išimtinius atvejus, kaip diplomatiniai dokumentai, sutartys ir susitarimai, kai vienai iš šalių nėra galimybės pasirašyti elektroniniu būdu) – esant būtinybei, numatyta galimybė parengti popierinius elektroninių dokumentų ir įrašų nuorašus.

– DBSIS – valstybės informacinė sistema, kuriai leidžiama nustatyti atskirą dokumentų valdymo modelį ir procedūras.

– Visi DBSIS paslaugų gavėjai naudosis ta pačia sistema, todėl vieno DBSIS paslaugų gavėjo sudarytas dokumentas ar dar rengiamas dokumento projektas gali tuo pačiu metu būti prieinamas ir kitam DBSIS paslaugų gavėjui.

– Turint galimybę DBSIS paslaugų gavėjams tarpusavyje keistis dokumentais ir užduotimis naudojant DBSIS, kiti tarpusavio susirašinėjimo būdai (pvz. el. paštu, per e.pristatymo sistemą, paštu) neprilygs savo efektyvumu, nes DBSIS leis atsisakyti dalies DBSIS paslaugų gavėjų darbuotojų veiksmų, kurie būtų reikalingi naudojant išorines dokumentų ir užduočių siuntimo priemones.

– DBSIS paslaugų gavėjams susirašinėjant tarpusavyje, visi jų veiksmai yra fiksuojami tos pačios DBSIS sisteminiu lygiu, todėl šiuo atveju gautų dokumentų registravimo funkcija (atskiro registracijos numerio suteikimas) yra perteklinė ir nesuteikia pridėtinės vertės, todėl jos turi būti atsisakyta, registruojant tik iš išorės (ne DBSIS paslaugų gavėjų) gautus dokumentus.

– DBSIS paslaugų gavėjams susirašinėjant tarpusavyje, DBSIS turi užtikrinti efektyvias autentiško turinio valdymo ir išsaugojimo priemones (pvz.: LRV kanceliarijai parengus dokumentą ir išplatinus 100 DBSIS paslaugų gavėjų, DBSIS turi saugoti 1 ar kelis, bet ne 100 to paties dokumento egzempliorių).

– Dėl akivaizdžių skirtumų, DBSIS paslaugų gavėjų tarpusavio susirašinėjimo procedūra turi būti atskirta nuo DBSIS paslaugų gavėjų susirašinėjimo su išoriniais fiziniais ir juridiniais asmenimis procedūros. Kadangi pakanka užtikrinti dokumento unikalumą visos DBSIS lygiu, DBSIS paslaugų gavėjų tarpusavio susirašinėjimui dokumento siuntimas ir gavimas bei šių veiksmų atlikimo fakto registravimo veiksmai nebesukuria pridėtinės vertės. Vietoje to DBSIS turi būti automatizuotai fiksuojami užduočių su dokumentais ar kitomis užduotimis valdymo veiksmai.

– DBSIS paslaugų gavėjai gali neturėti savo dokumentų registrų susirašinėjimui su kitais DBSIS paslaugų gavėjais ir išoriniais fiziniais ir juridiniais asmenimis ir naudoti jungtinius dokumentų registrus.

– DBSIS paslaugų gavėjas, parengęs dokumentą, skirtą kitiems DBSIS paslaugų gavėjams, turi likti šio dokumento savininku ir galėti archyvuoti dokumentą, kai kiti DBSIS paslaugų gavėjai bus įvykdę visas su dokumentu susijusias užduotis. Su dokumentu susijusių užduočių savininkais lieka užduotis sukūrę DBSIS paslaugų gavėjai.

– DBSIS turi užtikrinti vienodą dokumentų rengimo, tvarkymo ir ilgalaikio išsaugojimo infrastruktūrą, taip pat ir dokumentų prieinamumą visiems DBSIS paslaugų gavėjams bei leisti optimizuoti keitimosi dokumentais tarp DBSIS paslaugų gavėjų procesus, procedūras.