Šių metų lapkričio 18 d. Lietuvos Respublikos Vyriausybės kanceliarijai pateiktas priimti Lietuvos Respublikos Vyriausybės nutarimo projektas “Dėl Dokumentų valdymo bendrosios informacinės sistemos paslaugų naudojimo”. Projekto nuoroda Teisės aktų informacinėje sistemoje:
https://e-seimas.lrs.lt/portal/legalAct/lt/TAP/93bc2230489511eca442ce6d75941970
Nutarimo projektu įgyvendinamas Lietuvos Respublikos dokumentų ir archyvų įstatymo Nr. I-1115 2 ir 10 straipsnių pakeitimo įstatymo 3 straipsnio 2 dalies nuostatos:
https://e-seimas.lrs.lt/portal/legalAct/lt/TAD/0ff6faa0396011eb8c97e01ffe050e1c.
Nutarimas nustatys, kad Dokumentų valdymo bendrosios informacinės sistemos programinė įranga įstaigoms bus teikiama kaip paslauga (angl. Software as a Service, SaaS), pačios įstaigos bus vadinamos DBSIS paslaugų gavėjais, o DBSIS paslaugą teiks DBSIS paslaugų teikėjas – Informatikos ir ryšių departamentas prie Lietuvos Respublikos vidaus reikalų ministerijos.
Nutarimas įpareigos Vidaus reikalų ministeriją iki 2022 m. sausio 31 d. parengti ir patvirtinti su DBSIS paslaugų gavėjais suderintą Įstaigų perėjimo prie centralizuotai teikiamų DBSIS paslaugų grafiką, Įstaigų pasirengimo pereiti prie centralizuotai teikiamų DBSIS paslaugų veiksmų plano formą ir DBSIS paslaugų teikimo sutarčių standartinių sąlygų aprašą.
Įstaigų perėjimo prie centralizuotai teikiamų DBSIS paslaugų grafikas šiuo metu yra rengiamas. Oficialus grafiko derinimas prasidės tik Vyriausybei priėmus nutarimą “Dėl Dokumentų valdymo bendrosios informacinės sistemos paslaugų naudojimo”, tačiau nemažai įstaigų jau dabar yra pasisakiusios dėl pageidaujamo perėjimo prie DBSIS termino, į kurį atsižvelgiama planuojant grafiko terminus. Kviečiame ir kitas įstaigas iš anksto įsivertinti savo galimybes ir informuoti apie pageidaujamus perėjimo prie DBSIS terminus.
Šiuo metu yra galimi terminai nuo 2022 m. liepos 30 d. iki 2023 m. rugpjūčio 31 d. Ankstesni terminai jau yra rezervuoti bandomosioms įstaigoms ir kitoms įstaigoms pageidaujančioms gauti DBSIS kuo anksčiau.
Vėlesnis nei nurodyta terminas reikštų, kad įstaiga nedalyvauja projekte ir turi pagrįstai paaiškinti tokio sprendimo priežastis.
Pasirenkant terminą įstaigai pereiti prie DBSIS būtina įvertinti keletą svarbių ypatybių:
– Metų, pusmečių sandūros pereiti prie DBSIS yra patogios tik iš pirmo žvilgsnio – tokiu metu įstaigose vyksta daug kitų organizacinių veiklų, o naujos sistemos atsiradimas pareikalautų dar papildomo dėmesio, tad gali kilti daug nesklandumų ir nebus kam jų efektyviai įstaigoje išspręsti.
– Įstaigos, nenaudojančios DVS, gali lengviau pereiti prie DBSIS, nes nėra ankstesnio DVS sąlygoto paveldo (įpročių, procedūrų, dokumentų).
– Įstaigos, naudojančios DVS, turi privalumą, nes darbuotojai jau yra supažindinti su esminiais DVS veikimo principais, dėl ko gali būti lengviau įsisavinti darbą su DBSIS.
– DBSIS kuriamas palaipsniui, t. y. nuo 2022 m. birželio 2 d. bandomosios įstaigos gaus standartinį DVS – bazinių funkcionalumų rinkinį, kuriame palaipsniui, iki projekto pabaigos 2023 m. rugpjūčio 31 d. bus sukurti visi DBSIS sukūrimo ir įdiegimo paslaugų techninėje specifikacijoje numatyti funkcionalumai. Todėl įstaigos, galinčios palaukti ir pageidaujančios gauti labiau išvystytą informacinę sistemą, turėtų planuoti vėlesnį perėjimo prie DBSIS terminą.
– Įstaigos, kurios planuoja rinktis trečiąjį DBSIS paslaugų gavimo būdą – per integracinę sąsają, be to, kad turėtų pagrįsti savo pasirinkimą, taip pat turėtų planuoti šių paslaugų gavimą paskutiniais projekto įgyvendinimo mėnesiais tam, kad įstaiga suspėtų realizuoti tinkamą DBSIS universaliosios integracinės sąsajos veikimą savo iš savo DVS pusės.
Įstaigų pasirengimo pereiti prie centralizuotai teikiamų DBSIS paslaugų veiksmų plano formos projektas yra parengtas ir bus tikslinamas atsižvelgiant į gautas pastabas ir pasiūlymus derinimo metu. Vadovaujantis šia plano forma, kiekviena įstaiga, likus ne mažiau kaip 4 mėnesiams iki grafike nustatyto perėjimo prie DBSIS termino, turės parengti ir įgyvendinti plane numatytas priemones.
DBSIS paslaugų teikimo sutarčių standartinių sąlygų aprašas nustatys sutarčių, kurias pasirašys DBSIS paslaugų teikėjas ir gavėjas, turinį. Sutartyje bus numatyti DBSIS paslaugų teikėjo įsipareigojimai ir aptartos DBSIS paslaugų gavėjo teisės bei pareigos, sutartas DBSIS paslaugų teikimo būdas, apibrėžti pereinamojo laikotarpio terminai (kai įstaigos DVS naudojama tik procedūrų užbaigimui, o nauji procesai inicijuojami tik DBSIS) ir kiti tarpusavio įsipareigojimai.