Dokumentų valdymo bendrosios informacinės sistemos, kaip paslaugos (angl. Software as a Service, SaaS) koncepcija bus nustatyta šiuo metu Lietuvos Respublikos Vyriausybei teikiamame nutarimo projekte.
Tik Lietuvos Respublikos Vyriausybės patvirtintame Valstybės ir savivaldybių institucijų, įstaigų ir įmonių, naudojančių Dokumentų valdymo bendrąją informacinę sistemą, sąraše esančios valstybės ir savivaldybių institucijos, įstaigos ir įmonės galės gauti DBSIS paslaugas.
PASTABA!
Dabartinė koncepcija ir teisinis reguliavimas apima neatlygintiną DBSIS paslaugų teikimą, todėl, kol bus nustatytos atlyginimo už DBSIS paslaugas modelis, valstybės ir savivaldybių įmonės į DBSIS paslaugų gavėjų sąrašą yra neįtrauktos.
Pusė visų būsimų DBSIS paslaugų gavėjų šiuo metu naudojasi dokumentų valdymo informacinėmis sistemomis. Daugelis šių informacinių sistemų įstaigose yra naudojamos standartinėms dokumentų valdymo funkcijoms atlikti. Vis dėl to, yra įstaigų, kurių dokumentų valdymo informacinės sistemos yra taip stipriai susietos su kitomis įstaigos naudojamomis informacinėmis sistemomis ir specifiškai pritaikytos, kad įstaigos naudojamos dokumentų valdymo sistemos pakeitimas į DBSIS, gali būti tiesiog neįmanomas, pareikalaudamas neracionaliai didelių išlaidų, arba neužtikrintų efektyvaus ir sklandaus darbo organizavimo. Siekdami, kad DBSIS diegimas įstaigose iš tiesų būtų naudingas, išskyrėme tris DBSIS paslaugų teikimo būdus įstaigoms:
1-asis DBSIS paslaugų gavimo būdas. Bendrosioms dokumentų valdymo reikmėms užtikrinti įstaigoje naudojama tik DBSIS. Jeigu iki DBSIS įdiegimo įstaigoje buvo naudota kita dokumentų valdymo informacinė sistema, tai ji likviduojama arba, esant galimybei, naudojama tik anksčiau sudarytiems ir užregistruotiems dokumentams saugoti iki saugojimo termino pabaigos, perdavimo valstybės archyvams, arba perkėlimo į DBSIS skaityklą.
2-asis DBSIS paslaugų gavimo būdas (pereinamasis). Bendrosioms dokumentų valdymo reikmėms užtikrinti įstaigoje lygiagrečiai naudojama ir DBSIS, ir iki DBSIS įdiegimo įstaigos naudota dokumentų valdymo informacinė sistema. Toks būdas gali būti taikomas ribotą terminą pereinamuoju laikotarpiu, vėliau vis tiek būtų pereinama prie 1-ojo DBSIS paslaugų gavimo būdo. Pereinamojo laikotarpio poreikis, pagrindas, paslaugų naudojimo mastas ir terminai suderinami su kiekviena įstaiga, kuriai reikės taikyti tokį laikotarpį.
3-iasis DBSIS paslaugų gavimo būdas. Bendrosioms dokumentų valdymo reikmėms užtikrinti įstaigoje toliau naudojama anksčiau įsigyta dokumentų valdymo informacinė sistema, tačiau įstaiga gauna atskiras, iš anksto suderintas DBSIS paslaugas per integracinę sąsają su naudojama dokumentų valdymo ar lygiaverte informacine sistema. DBSIS paslaugų teikėjas yra atsakingas už DBSIS paslaugų teikimą, o įstaiga, gaunanti DBSIS paslaugas šiuo būdu, savo ištekliais užtikrina tinkamą DBSIS paslaugų veikimo realizavimą savo informacinėse sistemose ir įgyvendina kitus būtinus saugumo reikalavimus.
Įstaigos, norėdamos pasirinkti 3-iąjį DBSIS paslaugų gavimo būdą, turės objektyviai pagrįsti tokį pasirinkimą ir suderinti savo sprendimą su Informatikos ir ryšių departamentu prie Lietuvos Respublikos vidaus reikalų ministerijos.
Įstaigoms, įsigijusioms rinkos dalyvių siūlomus dokumentų valdymo produktus, derėtų įsivertinti ir tai, kad viešajame sektoriuje pradėjus veikti DBSIS, gali keistis esamų dokumentų valdymo programinių produktų kainodara ir susitraukti pasiūla, todėl didesnės išlaidos atskirų įstaigų dokumentų valdymo sistemų išlaikymui turės būti itin gerai pateisintos. Argumentai, esą dabartinė įstaigos naudojama informacinė sistema gerai veikia, ar, kad darbuotojai yra pripratę prie esamos informacinės sistemos, nėra tinkami. Įstaiga turėtų įrodyti, kad dėl perėjimo prie DBSIS ir turimo DVS atsisakymo, bus patirti ilgą laiką neatsiperkantys nuostoliai, kris įstaigos veiklos efektyvumas ir pan.